Doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu nguyên liệu để gia công hoặc sản xuất hàng xuất khẩu thường gọi thủ tục này là “xin kiểm xưởng”. Về pháp lý, đây không phải một giấy phép kinh doanh riêng. Doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo cơ sở gia công, sản xuất và nơi lưu giữ; cơ quan hải quan kiểm tra cơ sở, năng lực sản xuất trong các trường hợp do pháp luật quy định hoặc trên cơ sở quản lý rủi ro.
Kết quả kiểm tra có ảnh hưởng trực tiếp đến việc áp dụng loại hình gia công/SXXK, quản lý nguyên liệu miễn thuế, báo cáo quyết toán và rủi ro kiểm tra sau thông quan. Vì vậy, hồ sơ phải phản ánh đúng hoạt động thực tế, không nên chỉ chuẩn bị một bộ giấy tờ hình thức trước ngày đoàn kiểm tra đến.
1. Căn cứ pháp lý cập nhật năm 2026
Các căn cứ chính gồm:
- Luật Hải quan 54/2014/QH13 và phần sửa đổi tại Luật 90/2025/QH15;
- Nghị định 08/2015/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 59/2018/NĐ-CP và Nghị định 167/2025/NĐ-CP;
- Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/02/2026;
- pháp luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu đối với nguyên liệu, vật tư, linh kiện nhập khẩu để gia công, sản xuất hàng xuất khẩu.
Do quy định đã thay đổi nhiều lần, doanh nghiệp không nên tiếp tục dùng checklist từ năm 2018 mà chưa đối chiếu Nghị định 167/2025/NĐ-CP và Thông tư 121/2025/TT-BTC.
2. Những trường hợp hải quan kiểm tra cơ sở
Theo Điều 39 Nghị định 08/2015/NĐ-CP đã được sửa đổi, các trường hợp kiểm tra gồm:
- tổ chức, cá nhân lần đầu nhập khẩu hàng hóa để gia công hoặc sản xuất hàng hóa xuất khẩu;
- có dấu hiệu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ, ngành hàng, quy mô hoặc năng lực sản xuất nhưng không thông báo với cơ quan hải quan;
- doanh nghiệp nhập khẩu hàng để gia công cho thương nhân nước ngoài nhưng thuê tổ chức/cá nhân khác gia công lại toàn bộ hợp đồng;
- có dấu hiệu nguyên liệu, vật tư, linh kiện nhập khẩu hoặc sản phẩm xuất khẩu được lưu giữ ngoài các địa điểm đã thông báo;
- trường hợp khác được lựa chọn trên cơ sở áp dụng quản lý rủi ro.
Doanh nghiệp chế xuất không nên mặc nhiên cho rằng mình không thuộc phạm vi thông báo hoặc kiểm tra. Điều 56 Thông tư 38/2015/TT-BTC sau sửa đổi đã quy định trách nhiệm thông báo qua hệ thống, bao gồm trường hợp DNCX theo phạm vi áp dụng.
3. Cơ quan nào quyết định kiểm tra?
Cơ quan hải quan nơi tiếp nhận thông báo cơ sở gia công, sản xuất quyết định việc kiểm tra cơ sở, năng lực gia công/sản xuất và nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị, sản phẩm xuất khẩu.
Quyết định kiểm tra phải xác định đối tượng, nội dung, phạm vi và thời gian kiểm tra. Doanh nghiệp nên cử người đại diện có khả năng giải trình cả ba mảng: hải quan, sản xuất/kho và kế toán.
4. Hải quan kiểm tra những nội dung gì?
Địa chỉ cơ sở và nơi lưu giữ
Đoàn kiểm tra đối chiếu địa chỉ đã thông báo với địa điểm thực tế; kiểm tra khu vực sản xuất, kho nguyên liệu, kho thành phẩm và địa điểm lưu giữ ngoài cơ sở nếu có.
Ngành nghề đầu tư kinh doanh
Hồ sơ doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh có điều kiện được đối chiếu với hoạt động nhập khẩu nguyên liệu, máy móc và hoạt động sản xuất thực tế. Nếu ngành hàng cần giấy phép hoặc chứng nhận đủ điều kiện, doanh nghiệp phải có tài liệu tương ứng.
Nhà xưởng, máy móc, thiết bị
Cơ quan hải quan kiểm tra quyền sử dụng hợp pháp nhà xưởng/mặt bằng/kho; quyền sở hữu hoặc sử dụng máy móc; số lượng, tình trạng hoạt động và công suất so với quy mô nguyên liệu nhập khẩu và sản phẩm dự kiến xuất khẩu.
Nhân lực
Doanh nghiệp cần chứng minh có nhân lực thực tế tham gia dây chuyền sản xuất. Tài liệu nhân sự phải phù hợp quy mô, ca làm việc và công đoạn sản xuất, nhưng không nên hiểu rằng mọi loại giấy tờ cá nhân đều mặc nhiên là thành phần hồ sơ bắt buộc trong mọi cuộc kiểm tra.
Quy trình và năng lực sản xuất
Đoàn kiểm tra có thể đối chiếu sơ đồ quy trình, định mức, công suất, thời gian sản xuất, sản phẩm đầu ra, phế liệu/phế phẩm và khả năng truy xuất nguyên liệu vào từng công đoạn.
Sổ sách và hệ thống nhập-xuất-tồn
Trọng tâm là khả năng theo dõi nguyên liệu, vật tư, sản phẩm và máy móc qua sổ/chứng từ kế toán hoặc phần mềm quản lý kho. Số liệu thực tế phải có thể đối chiếu với tờ khai hải quan, chứng từ giao nhận, lệnh sản xuất và báo cáo quyết toán.
Cơ sở gia công lại
Nếu có gia công lại, cơ quan hải quan có thể kiểm tra cơ sở nhận gia công lại theo phạm vi tương ứng. Hợp đồng, chứng từ giao nhận, định mức, luồng nguyên liệu và trách nhiệm của bên ký hợp đồng gia công với thương nhân nước ngoài cần được quản lý rõ.
5. Bộ hồ sơ doanh nghiệp nên chuẩn bị
Không có một “bộ hồ sơ cứng” áp dụng giống nhau cho mọi doanh nghiệp. Bộ hồ sơ nên được tổ chức theo từng nội dung kiểm tra:
Nhóm 1 - Hồ sơ pháp lý và địa điểm
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký đầu tư nếu có;
- hồ sơ về ngành nghề kinh doanh có điều kiện, giấy phép/chứng nhận chuyên ngành nếu phát sinh;
- giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp nhà xưởng, kho, đất hoặc hợp đồng thuê/mượn phù hợp mô hình thực tế;
- sơ đồ mặt bằng, vị trí kho và dây chuyền sản xuất;
- thông báo cơ sở sản xuất/nơi lưu giữ đã gửi qua hệ thống và phản hồi của hải quan.
Nhóm 2 - Máy móc và năng lực sản xuất
- danh mục máy móc, thiết bị: tên, model, serial, công suất, tình trạng, quyền sở hữu/sử dụng;
- hóa đơn, hợp đồng mua/thuê/mượn và biên bản bàn giao;
- sơ đồ quy trình công nghệ, công đoạn sản xuất, công suất lý thuyết và công suất thực tế;
- kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất hoặc tài liệu tương đương.
Nhóm 3 - Nhân sự
- danh sách lao động theo bộ phận/công đoạn;
- hợp đồng lao động hoặc hồ sơ chứng minh quan hệ làm việc phù hợp;
- bảng chấm công, phân ca, hồ sơ đào tạo/an toàn nếu có liên quan đến dây chuyền;
- người phụ trách kho, sản xuất, kế toán và hải quan để giải trình tại chỗ.
Nhóm 4 - Nguyên liệu, sản phẩm và kế toán kho
- danh mục nguyên liệu, vật tư, thành phẩm, phế liệu/phế phẩm;
- tờ khai nhập khẩu/xuất khẩu và chứng từ giao nhận;
- sổ kho, thẻ kho hoặc dữ liệu phần mềm nhập-xuất-tồn;
- định mức thực tế, bảng quy đổi đơn vị tính, mã nguyên liệu/mã thành phẩm;
- chứng từ kế toán liên quan và dữ liệu chuẩn bị báo cáo quyết toán.
Nhóm 5 - Hợp đồng gia công/gia công lại
- hợp đồng, phụ lục hợp đồng và thông báo theo quy định;
- hợp đồng gia công lại, chứng từ giao nhận nguyên liệu/sản phẩm;
- hồ sơ kiểm soát nguyên liệu tại cơ sở nhận gia công lại;
- cơ chế đối chiếu hao hụt, phế liệu, sản phẩm dở dang và sản phẩm hoàn thành.
6. Quy trình chuẩn bị thực tế
Bước 1: Đối chiếu dữ liệu đã thông báo
So sánh địa chỉ, ngành hàng, quy mô, máy móc, nơi lưu giữ và cơ sở gia công lại trên hệ thống với thực tế. Nếu có thay đổi, xác định nghĩa vụ và thời hạn thông báo bổ sung.
Bước 2: Đi khảo sát như một cuộc kiểm tra thật
Đi theo luồng vật chất từ cổng nhận hàng đến kho nguyên liệu, cấp phát, sản xuất, kho thành phẩm và khu vực phế liệu. Mỗi điểm phải có chứng từ/dữ liệu giải thích được.
Bước 3: Chạy thử đối chiếu một mã hàng
Chọn một sản phẩm xuất khẩu, truy ngược về tờ khai nguyên liệu, lệnh sản xuất, định mức, nhập-xuất kho và tờ khai xuất khẩu. Nếu không truy xuất được một mã mẫu, rủi ro báo cáo quyết toán và sau thông quan sẽ cao.
Bước 4: Chuẩn hóa một nguồn dữ liệu
Mã hàng, đơn vị tính và tên nguyên liệu giữa ERP/kế toán/kho/hải quan phải có bảng quy đổi rõ. Không chỉnh số liệu chỉ để “khớp đẹp”; mọi chênh lệch phải có nguyên nhân và chứng từ.
Bước 5: Phân công người giải trình
Người phụ trách hải quan giải thích loại hình và tờ khai; kho giải thích luồng hàng; sản xuất giải thích quy trình/định mức; kế toán giải thích số liệu và tài khoản liên quan. Các câu trả lời phải nhất quán.
7. Kết quả kiểm tra và rủi ro thường gặp
Nếu cơ sở, năng lực và hồ sơ phù hợp, cơ quan hải quan ghi nhận kết quả theo quy định. Nếu phát hiện không có cơ sở thực tế, nhập khẩu vượt năng lực, sử dụng sai mục đích, lưu giữ ngoài địa điểm đã thông báo hoặc số liệu không thể truy xuất, doanh nghiệp có thể phát sinh ấn định thuế, tiền chậm nộp, xử phạt, kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra chuyên ngành tùy tính chất vụ việc.
Các lỗi phổ biến gồm:
- địa chỉ sản xuất/kho thực tế khác dữ liệu đã thông báo;
- máy móc có trên danh sách nhưng không hoạt động hoặc công suất không phù hợp;
- nguyên liệu nằm tại cơ sở gia công lại nhưng thiếu hợp đồng/chứng từ giao nhận;
- ERP, kho và tờ khai dùng mã/đơn vị tính khác nhau mà không có bảng quy đổi;
- định mức trên giấy không phản ánh sản xuất thực tế;
- không tách được nguyên liệu nhập khẩu miễn thuế với nguyên liệu mua trong nước;
- số liệu tồn kho âm, tồn ảo hoặc không khớp báo cáo quyết toán.
8. “Dịch vụ xin kiểm xưởng” nên bao gồm những gì?
Dịch vụ chuyên nghiệp không chỉ là nộp một thông báo. Phạm vi nên gồm:
- rà soát căn cứ pháp lý và trường hợp kiểm tra;
- kiểm tra dữ liệu đã thông báo trên hệ thống;
- khảo sát thực tế nhà xưởng/kho/dây chuyền;
- test truy xuất một số mã nguyên liệu, sản phẩm;
- rà soát hồ sơ quyền sử dụng nhà xưởng, máy móc, nhân sự và gia công lại;
- chuẩn hóa bảng đối chiếu mã hàng/đơn vị tính;
- diễn tập giải trình và lập danh sách điểm cần khắc phục;
- hỗ trợ trong phạm vi hợp pháp khi làm việc với cơ quan hải quan.
Dịch vụ không thể thay thế việc doanh nghiệp có cơ sở thực tế, năng lực thật và hệ thống sổ sách đúng.
9. Liên hệ giữa kiểm tra cơ sở và báo cáo quyết toán
Kiểm tra cơ sở trả lời câu hỏi doanh nghiệp có địa điểm, máy móc, nhân lực và hệ thống quản lý phù hợp hay không. Báo cáo quyết toán trả lời câu hỏi nguyên liệu nhập khẩu đã được quản lý, sử dụng và kết chuyển vào sản phẩm xuất khẩu như thế nào.
Hai phần này phải dùng cùng một logic dữ liệu. Nếu quy trình thực tế không khớp sổ kho và định mức, doanh nghiệp có thể vượt qua bước kiểm tra hình thức nhưng vẫn gặp rủi ro lớn khi quyết toán hoặc sau thông quan.
Xem thêm:
- Báo cáo quyết toán gia công, sản xuất xuất khẩu
- Rà soát quyết toán hợp đồng gia công và SXXK
- Dịch vụ thủ tục hải quan
- Tư vấn HS Code, C/O và thủ tục hải quan
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới mở loại hình SXXK có chắc chắn bị kiểm tra không?
Tổ chức, cá nhân lần đầu nhập khẩu hàng để gia công hoặc sản xuất hàng xuất khẩu thuộc một trong các trường hợp kiểm tra theo Điều 39 sau sửa đổi. Lịch và phạm vi cụ thể do cơ quan hải quan có thẩm quyền quyết định.
Phải có bao nhiêu công nhân mới đạt?
Pháp luật không đặt một con số chung cho mọi ngành. Nhân lực phải hợp lý với quy trình, máy móc, quy mô, ca làm việc và sản lượng của chính doanh nghiệp.
Thuê toàn bộ nhà xưởng và máy móc có được không?
Có thể sử dụng tài sản thuê nếu quyền sử dụng hợp pháp, thời hạn và phạm vi thuê phù hợp, tài sản thực tế tồn tại và doanh nghiệp chứng minh được năng lực sản xuất. Cần kiểm tra thêm điều kiện ngành nghề và hồ sơ cụ thể.
Kiểm tra xong có được miễn thuế tự động không?
Không. Kết quả kiểm tra cơ sở là một phần của cơ chế quản lý. Việc miễn thuế còn phụ thuộc đối tượng, loại hình, hồ sơ, mục đích sử dụng và việc quản lý nguyên liệu/sản phẩm theo pháp luật thuế xuất nhập khẩu.
Khi chuẩn bị hồ sơ cơ sở gia công hoặc sản xuất xuất khẩu, doanh nghiệp nên đồng thời rà soát quy trình kiểm tra sau thông quan và cách tổ chức dữ liệu giải trình.
